Základní informace
Základní předpoklady
Základní předpoklady pro využívání služby e - Podání jsou:
- počítač
- internet
- SW podporující službu e - Podání anebo Software602 Form Filler (zdarma)
- datová schránka anebo uznávaný elektronický podpis (v případě podání s uznávaným elektronickým podpisem je navíc nutné se k používání služby e - Podání zaregistrovat).
Vytvoření e - Podání
e - Podání je možné vytvořit prostřednictvím mzdového a/nebo personálního SW podporujícího službu e - Podání nebo lze pro vytvoření a odeslání e - Podání zdarma využít interaktivní formuláře v Software602.
Pro správné zpracování e - Podání na ČSSZ je nutné dodržet následující pravidla:
- jedno e - Podání zasílané přes VREP může obsahovat 1 až 1500 formulářů (mimo služeb e - Podání Přehled OSVČ a e - Podání PVPOJ, kde jedno e - Podání musí obsahovat pouze jeden formulář),
- jedno e - Podání zasílané prostřednictvím Informačního systému datových schránek (ID datové schránky ČSSZ 5ffu6xk) může obsahovat pouze jednu přílohu XML (datovou větu dle specifikace ČSSZ) datové zprávy, která může rovněž obsahovat 1 až 1500 formulářů
Odeslání e - Podání
e - Podání lze odeslat příslušným tlačítkem v elektronickém formuláři buď
Zpracování e - Podání
Podání obsahující méně než 300 formulářů jsou zpracovávána neprodleně.
Velká podání obsahující 300 - 1500 formulářů mají tzv. odložené zpracování na večerní hodiny (menší vytížení systému).
Při opakovaném podávání totožného e - Podání jsou tato podání zamítána pro duplicitu s tím, že má klient možnost opětovného podání za 48 hodin.
Informace o výsledku zpracování odchází jako zpětná odpověď programu a zároveň je odeslán podávajícímu emailem protokol o výsledku zpracování. Při využití Informačního systému datových schránek neprobíhá on-line komunikace a klient může obdržet odpověď programu s časovou prodlevou. Při využití Informačního systému datových schránek není zasílán emailem protokol o výsledku zpracování.
Podávajícímu klientovi ČSSZ může být e - Podání
- přijato jako celek,
- částečně přijato (platí pouze pro služby e - Podání NEMPRI a e - Podání HPN),
- zamítnuto jako celek.
Storno podání umožňuje pouze služba e - Podání PVPOJ.
Registrace na správě sociálního zabezpečení
ČSSZ povoluje používat své elektronické služby na základě registrace klientů na správě sociálního zabezpečení, kdy je současně zaevidován kvalifikovaný certifikát, pokud jej klient již vlastní.
Kvalifikovaný certifikát při elektronickém podání je v systému ČSSZ použit k identifikaci a autorizaci klienta. Pokud je zaslán dokument podepsaný platným kvalifikovaným certifikátem, jehož identifikátory ČSSZ klient nesdělil, podání bude zamítnuto. Proto také klient sděluje pracovníkům OSSZ změnu identifikátorů kvalifikovaného certifikátu při novém i opětovném přidělení certifikátu. Identifikátory kvalifikovaného certifikátu jsou „vystavitel“ a „sériové číslo“.
Není možné automaticky přijímat kvalifikované certifikáty, neboť z jejich struktury není přesně možné identifikovat osobu v systému ČSSZ (zatím neexistuje univerzální identifikátor osoby, který by byl součástí všech kvalifikovaných certifikátů).
Činnosti před registrací:
- opatřit si kvalifikovaný certifikát pro vytvoření elektronického podpisu
- aktivovat si podpisový klíč
- Kvalifikovaný certifikát, který pověřený pracovník získal od certifikační autority, musí být aktivován na osobním počítači, na kterém byla vytvářena žádost o tento kvalifikovaný certifikát.
- Pokud je třeba kvalifikovaný certifikát využívat na jiném počítači, je umožněn jeho export - postup viz Přenos kvalifikovaného certifikátu.
- připravit si údaje z kvalifikovaného certifikátu - vystavitel a sériové číslo
- aktivovat šifrovací certifikát
- Pro jeho aktivaci/export platí obdobný postup jako u aktivace/exportu podpisového klíče /viz výše/.
- Stáhnout jej můžete na stránce šifrování datových zpráv.
Činnosti při registraci:
Jsou-li všechny zmíněné podklady k dispozici, správa sociálního zabezpečení zaregistruje pověřeného pracovníka k elektronickému podání za zaměstnavatele, za kterého je oprávněn uskutečnit podání a přidělí mu registrační číslo.
Registraci je možné uskutečnit elektronicky bez osobní návštěvy správy sociálního zabezpečení, za předpokladu, že vyplněný tiskopis, podepsaný platným kvalifikovaným certifikátem statutárního zástupce zaměstnavatele, případně jiné oprávněné osoby, bude zaslán elektronicky do e-podatelny příslušné OSSZ nebo datové schránky příslušné OSSZ. V případě zastupujících osob je třeba připojit příslušnou plnou moc. Tiskopis je třeba zaslat správě sociálního zabezpečení, ke které zaměstnavatel věcně a místně přísluší (§ 7 zák. č. 582/1991 Sb., v platném znění). V případě externího pracovníka (zástupce) je třeba tiskopis zaslat ke správě sociálního zabezpečení, ke které věcně a místně přísluší zaměstnavatel, u kterého pracuje, popř. ke kterému je věcně a místně příslušný jako fyzická osoba (nemusí tedy registraci provádět na každé správě, která je ve vztahu k zaměstnavateli, za kterého je vedeno účetnictví, místně příslušná ve smyslu cit. ust.).
V případě osobní návštěvy se pracovník zaměstnavatele dostaví na příslušnou správu sociálního zabezpečení, ke které zaměstnavatel věcně a místně přísluší (§ 7 zák. č. 582/1991 Sb., v platném znění). Externí pracovník (zástupce) se dostaví na správu sociálního zabezpečení, ke které věcně a místně přísluší zaměstnavatel, u kterého pracuje, popř. ke kterému je věcně a místně příslušný jako fyzická osoba (nemusí tedy registraci provádět na každé správě, která je ve vztahu k zaměstnavateli, za kterého je vedeno účetnictví, místně příslušná ve smyslu cit. ust.).
Správa sociálního zabezpečení eviduje tyto údaje:
- jméno, příjmení, rodné číslo,
- e-mailová adresa pověřeného pracovníka,
- variabilní symbol zaměstnavatele, pro kterého pověřený pracovník zajišťuje všechny úkoly související s předkládáním zákonných formulářů,
- variabilní symbol zastupující organizace vztahující se k externímu pracovníkovi v případě, že pověřený pracovník je externím pracovníkem ze zastupující organizace,
- údaje z kvalifikovaného certifikátu („Sériové číslo“ a „Vystavitel certifikátu“).